Еще больше новостей о госзакупках
Присоединяйтесь к группе ВК vk.com/abusinessacademy
Руководитель тендерного отдела: чем должен заниматься, а что — делегировать?
Оглавление
Вы — собственник или руководитель команды, которая участвует в госзакупках.
Возможно, вы начинали с подачи первой заявки сами.
Теперь у вас есть команда.
Возможно, вы начинали с подачи первой заявки сами.
Теперь у вас есть команда.
Но вы всё ещё:
- Вникаете в детали каждой закупки
- Проверяете все документы перед отправкой
- Принимаете ключевые решения вместо сотрудников
- Не можете взять отпуск без страха, что «всё рухнет»
- Вникаете в детали каждой закупки
- Проверяете все документы перед отправкой
- Принимаете ключевые решения вместо сотрудников
- Не можете взять отпуск без страха, что «всё рухнет»
А между тем, роль руководителя тендерного отдела — не в том, чтобы делать работу за подчинённых.
Ваша задача — построить систему, поставить цели и контролировать результат, а не выполнять операционку.
Если вы до сих пор «держите всё в голове», значит, у вас нет системы.
А значит, ваш отдел работает на пределе, но не масштабируется.
Разберёмся, как должен работать настоящий руководитель тендерного отдела — и какие инструменты помогут вам перейти от хаоса к управлению.
Ваша задача — построить систему, поставить цели и контролировать результат, а не выполнять операционку.
Если вы до сих пор «держите всё в голове», значит, у вас нет системы.
А значит, ваш отдел работает на пределе, но не масштабируется.
Разберёмся, как должен работать настоящий руководитель тендерного отдела — и какие инструменты помогут вам перейти от хаоса к управлению.
Обязанности руководителя тендерного отдела: 5 ключевых функций
1. Формирование стратегии участия
Вы не должны решать, участвовать в конкретном тендере или нет.
Но вы должны определить правила выбора.
Ваша задача:
● Выделить приоритетных заказчиков
● Определить ниши, где у компании есть конкурентное преимущество
● Установить критерии отбора: какие тендеры брать, а какие — пропускать
● Определить порядок распределения закупок между сотрудниками
● Поставить план продаж и KPI
Без чёткой стратегии команда работает вслепую — подаётся на всё подряд, теряя время, ресурсы и мотивацию.
Но вы должны определить правила выбора.
Ваша задача:
● Выделить приоритетных заказчиков
● Определить ниши, где у компании есть конкурентное преимущество
● Установить критерии отбора: какие тендеры брать, а какие — пропускать
● Определить порядок распределения закупок между сотрудниками
● Поставить план продаж и KPI
Без чёткой стратегии команда работает вслепую — подаётся на всё подряд, теряя время, ресурсы и мотивацию.
2. Настройка процесса и регламентов
Хороший руководитель не проверяет каждый документ — он создаёт систему, где ошибки почти невозможны.
Что нужно сделать:
● Разработать шаблоны заявок, договоров, писем
● Внедрить чек-листы по каждому этапу работы
● Настроить контрольные точки (например, перед подачей — двойная проверка)
● Автоматизировать рутину: электронную подпись, МЧД, сбор документов, отчётность
Что нужно сделать:
● Разработать шаблоны заявок, договоров, писем
● Внедрить чек-листы по каждому этапу работы
● Настроить контрольные точки (например, перед подачей — двойная проверка)
● Автоматизировать рутину: электронную подпись, МЧД, сбор документов, отчётность
Если вы каждый день исправляете одни и те же ошибки — это не вина сотрудников.
Это ваша ошибка как руководителя — не создана система процессов.
💡 Сэкономьте 100 часов на разработке документов
Мы подготовили готовый комплект регламентов, должностных инструкций и чек-листов — 38 шаблонов для эффективного тендерного отдела.
Мы подготовили готовый комплект регламентов, должностных инструкций и чек-листов — 38 шаблонов для эффективного тендерного отдела.
3. Управление KPI и мотивацией
Тендерный отдел — не просто «back-office».
Это подразделение, которое генерирует прибыль.
А значит, его эффективность должна измеряться и стимулироваться.
Ключевые метрики:
● Количество и сумма заявок на каждом этапе воронки
● Конверсия заявок в победы
● Средняя маржинальность выигранных контрактов
● Время подготовки заявки
● Процент отказов после победы
Это подразделение, которое генерирует прибыль.
А значит, его эффективность должна измеряться и стимулироваться.
Ключевые метрики:
● Количество и сумма заявок на каждом этапе воронки
● Конверсия заявок в победы
● Средняя маржинальность выигранных контрактов
● Время подготовки заявки
● Процент отказов после победы
Если у вас нет KPI — вы не управляете, вы реагируете.
А значит, рост будет случайным, а не системным.
А значит, рост будет случайным, а не системным.
4. Развитие команды
Одна из самых частых проблем: сотрудник уходит — и вместе с ним исчезают знания, связи, заказчики и контракты.
Ваша зона ответственности:
● Найм и адаптация новых сотрудников
● Обучение по единой методике и создание базы знаний
● Документирование всех процессов
● Построение преемственности
● Внедрение механизмов защиты данных компании
Ваша зона ответственности:
● Найм и адаптация новых сотрудников
● Обучение по единой методике и создание базы знаний
● Документирование всех процессов
● Построение преемственности
● Внедрение механизмов защиты данных компании
Если вы — самый сильный специалист в отделе, это плохо.
Значит, вы — "бутылочное горлышко", через которое проходит вся работа.
Значит, вы — "бутылочное горлышко", через которое проходит вся работа.
5. Аналитика и принятие решений
Вы не должны анализировать каждый тендер.
Но вы должны обеспечить отдел инструментами аналитики.
Что важно внедрить:
● Воронку тендерных продаж
● Анализ поведения конкурентов
● Глубокий анализ заказчиков
● Систему оценки рисков и выгод
● Отчётность по эффективности стратегии
Без аналитики вы принимаете решения на эмоциях, субъективных выводах и личном опыте — а не на данных.
Но вы должны обеспечить отдел инструментами аналитики.
Что важно внедрить:
● Воронку тендерных продаж
● Анализ поведения конкурентов
● Глубокий анализ заказчиков
● Систему оценки рисков и выгод
● Отчётность по эффективности стратегии
Без аналитики вы принимаете решения на эмоциях, субъективных выводах и личном опыте — а не на данных.
Когда вы перестаёте быть руководителем?
Следующие признаки говорят: вы не управляете, а выполняете чужую работу:
❌ Вы лично считаете ценовые предложения
❌ Вы проверяете каждую заявку перед подачей
❌ Вы общаетесь с заказчиками вместо менеджера
❌ Вы не можете взять отпуск без страха, что всё рухнет
❌ Новый сотрудник месяц "вникает", потому что нет инструкций
Это не "высокая вовлечённость".
Это отсутствие системы управления.
❌ Вы лично считаете ценовые предложения
❌ Вы проверяете каждую заявку перед подачей
❌ Вы общаетесь с заказчиками вместо менеджера
❌ Вы не можете взять отпуск без страха, что всё рухнет
❌ Новый сотрудник месяц "вникает", потому что нет инструкций
Это не "высокая вовлечённость".
Это отсутствие системы управления.
Как выйти из операционки и начать управлять?
Ответ: вам нужно построить систему.
Система — это не хаотичный опыт, не советы с форумов, не обрывки знаний.
Это полноценная методика с регламентами, шаблонами, KPI и контролем.
Система — это не хаотичный опыт, не советы с форумов, не обрывки знаний.
Это полноценная методика с регламентами, шаблонами, KPI и контролем.
Именно это дают два наших курса — в зависимости от вашего уровня и задач:
Курс 1: «Бизнес-аналитика тендерных продаж»
- Как выбирать только перспективные закупки
- Как анализировать заказчиков и конкурентов
- Как принимать решения на данных, а не на интуиции
- Как строить долгосрочные отношения с заказчиками
Подходит, если вы уже участвуете в тендерах, но хотите работать эффективнее, а не больше.
Курс 2: «Эффективный тендерный отдел»
- Полные видео-уроки по настройке отдела и автоматизации
- Готовые шаблоны: договоров, чек-листов, таблиц отчётности и мотивации, должностных инструкций
- Система KPI и контроля
Все материалы доступны сразу после оплаты — 24/7
Подходит, если вы:
- Устали «держать всё на себе»
- Хотите запустить отдел с нуля
- Хотите, чтобы команда работала без вашего постоянного контроля
- Устали «держать всё на себе»
- Хотите запустить отдел с нуля
- Хотите, чтобы команда работала без вашего постоянного контроля
Что дальше?
Выберите, где вы сейчас:
Если вы ещё не выстроили систему выбора тендеров — начните с «Бизнес-аналитики»
Если вы уже управляете командой, но зависите от неё — переходите к «Эффективному тендерному отделу»
Оба курса — это не теория.
Это практические инструменты, которые можно внедрять с первого дня.
Курс по «Бизнес-аналитике» — проводится по потокам 3 раза в год
«Эффективный тендерный отдел» — доступен в записи (учитесь в удобное время)
➡️ Пройти демо-доступ к "Бизнес-аналитике"
Это практические инструменты, которые можно внедрять с первого дня.
Курс по «Бизнес-аналитике» — проводится по потокам 3 раза в год
«Эффективный тендерный отдел» — доступен в записи (учитесь в удобное время)
➡️ Пройти демо-доступ к "Бизнес-аналитике"
➡️ Получить доступ к "Тендерному отделу"
Научитесь управлять — а не выполнять.
Постройте систему, которая работает без вас.
Научитесь управлять — а не выполнять.
Постройте систему, которая работает без вас.
Самые актуальные новости о госзакупках бесплатно в ТГ-канале
Присоединяйтесь к чату предпринимателей и тендерных специалистов
Контакты:
Звонки + 7 939 555 20 64
Whatsapp +7 912 275 55 15
tender.academy@mail.ru
tender@a-business.academy
Телеграм t.me/BusinessAcademyTender_bot