Что такое МЧД? 

МЧД – это структурированный документ в XML-формате и сделать его собственноручно, без специального сервиса, сложно. Чтобы облегчить эту задачу, компании, которые предоставляют услуги по работе с электронными подписями и документами (в первую очередь, разработчики бухгалтерских программ и операторы электронного документооборота), предусмотрели специальные сервисы. Обычно подобные сервисы интегрированы в программы, где ведется учет деятельности Вашей компании.

Если Вы не смогли найти удобный сервис у коммерческой компании, то всегда сможете создать МЧД бесплатно в сервисе ФНС России.

Обязательно подпишите полученный файл с МЧД электронной подписью генерального директора (или лица, кто может работать без доверенности).

Файлы с МЧД и электронной подписью можно направить на регистрацию в распределенный реестр ФНС России или передать своему поверенному (представителю).

При формировании машиночитаемой доверенности полномочия сотрудника выбираются из единого справочника – классификатора полномочий. Обязанность вести и заполнять классификатор возложена на Минцифры России.

В классификаторе каждое полномочие имеет свой идентификационный номер, наименование и дату ее включения в справочник. Это позволяет быстро определять полномочия сотрудника и корректно отображать их в МЧД.

После того, как Вы наделили сотрудника полномочиями, необходимо сообщить об этом контрагенту.

Существует два способа это сделать: направить доверенность самостоятельно или разместить доверенность на хранение, а контрагенту сообщить о том, где она лежит и как ее получить.

1. Передать доверенность совместно с пакетом документов

Этот вариант подходит для тех случаев, когда доверенность используется разово или в очень ограниченном временном промежутке и содержит узкие полномочия, например, на подписание договоров. в такой ситуации доверенность не нужна большому кругу контрагентов, а значит нет смысла затрачивать ресурсы на ее поиск в реестре ФНС России.

МЧД направляется вместе с пакетом документов, контрагент анализирует ее и бизнес документы, а дальше делает вывод о корректности подписания и полномочиях подписанта.

2. Разместить доверенность в специальном хранилище

Вариант с хранением МЧД в какой-либо информационной системе подходит для случаев, когда Вы, как доверитель, хотите контролировать статус МЧД и иметь возможность оперативно отменить ее.

Если Вы выбрали такой способ, то при направлении документа контрагенту Вам надо указать, где хранится доверенность, а также ее идентификаторы для получения. Эту информацию можно поместить в сам документ или передать отдельно от него.

МЧД может храниться в разных системах. Все зависит от того, где директор подписал доверенности, куда их будут передавать и как настроена работа в организации.

Хранить доверенности можно в распределенном реестре ФНС — самом большом хранилище МЧД — или в информационных системах:

- операторов ЭДО;
- федеральных органов исполнительной власти (ФНС, СФР и других);
- аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ);
- УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;
- головного удостоверяющего центра (ЕСИА).

Порядок отмены доверенности в бумажной или электронной формах определяет Гражданский кодекс.

Самый простой способ отменить МЧД:

1. Сформировать распоряжение на отмену.
2. Подписать распоряжение квалифицированной электронной подписью лица, кто может работать без доверенности, например, Генерального директора.
3. Зарегистрировать распоряжение в специализированном реестре нотариальной палаты
Если МЧД хранится в распределенном реестре ФНС России, то распоряжение на отмену МЧД достаточно загрузить туда же. Распоряжение будет направлено в реестр нотариальной палаты автоматически.
4. Действие МЧД будет отменено на следующий день после размещения распоряжения в реестре нотариальной палаты.

Если у сотрудника изменились полномочия, директор может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он направляет в информационную систему, которая хранит МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, каждая система устанавливает самостоятельно.

Сам сотрудник тоже может отказаться от полномочий. Для этого ему нужно подписать отказ своим сертификатом.

У машиночитаемых доверенностей есть общие требования к содержанию. Их устанавливает приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В общих чертах, в доверенности должны быть:

- информация о МЧД — название и номер, срок действия;
- данные доверителя — физлица, ИП или юрлица;
- данные представителя и полномочия, которые он получает;
- возможность передоверия;
- электронная подпись, которой подписана МЧД.

Руководитель может оформить на сотрудника МЧД, которая позволит ему выдавать машиночитаемые доверенности другим лицам.

При этом действуют правила:

Самостоятельно выдать МЧД с правом передоверия может руководитель юрлица, глава филиала или представительства юрлица (ст. 187 ГК РФ). Заверять такую МЧД у нотариуса ему не понадобится.
В других случаях МЧД, выданную в порядке передоверия, необходимо заверить у нотариуса. Например, к нему должен обратиться бухгалтер, который делегирует выпуск доверенностей другому сотруднику.

Все доверенности и их подписи, загружаемые в распределенный реестр ФНС России, проверяются автоматически. Если контрагент передал Вам МЧД напрямую, то воспользуйтесь сервисом проверки подписи на сайте ФНС России.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) представляет собой важный инструмент для современных организаций, стремящихся к повышению безопасности и эффективности в управлении электронными документами. Переход на использование МЧД позволяет компаниям минимизировать риски, связанные с несанкционированным доступом и действиями от имени организации. Благодаря четко структурированному формату и интеграции с информационными системами, МЧД обеспечивает надежное подтверждение полномочий сотрудников. Внедрение и правильное использование машиночитаемых доверенностей способствует укреплению доверия между партнерами и упрощает взаимодействие в цифровой среде.