Еще больше новостей о госзакупках
Присоединяйтесь к группе ВК vk.com/abusinessacademy
Автоматизация тендерного отдела: как внедрить CRM и зачем
Оглавление
Вы руководитель тендерного отдела? Или, может, вы — единственный специалист, который “ведет тендеры” в компании?
Вы устали от хаоса, просроченных дедлайнов, пропущенных заявок, потерянных документов и ночных звонков от заказчиков?
Вам кажется, что в Excel можно всё — пока не начинается 20+ тендеров в месяц?
Пора внедрять CRM для тендеров. И делать это — прямо сейчас!
Почему Excel рушит ваш тендерный отдел
Давайте честно: Excel — это не инструмент для управления тендерами.
● Нет контроля сроков — вы пропускаете дедлайны, потому что таблица не напоминает.
● Нет прозрачности процессов — руководитель не видит, на каком этапе тендер.
● Нет истории переговоров — вы теряете контекст и повторяете одни и те же ошибки.
● Нет KPI в реальном времени — вы узнаете о провале, когда уже поздно.
“Но у меня мало контрактов!” — скажете вы.
“А если я только начинаю?”
“А если я работаю один?”
На наш взгляд - ответ один: внедрять CRM нужно СЕЙЧАС.
Потому что чем раньше вы автоматизируете процессы, тем проще вам будет масштабироваться.
● Нет контроля сроков — вы пропускаете дедлайны, потому что таблица не напоминает.
● Нет прозрачности процессов — руководитель не видит, на каком этапе тендер.
● Нет истории переговоров — вы теряете контекст и повторяете одни и те же ошибки.
● Нет KPI в реальном времени — вы узнаете о провале, когда уже поздно.
“Но у меня мало контрактов!” — скажете вы.
“А если я только начинаю?”
“А если я работаю один?”
На наш взгляд - ответ один: внедрять CRM нужно СЕЙЧАС.
Потому что чем раньше вы автоматизируете процессы, тем проще вам будет масштабироваться.
Что дает CRM тендерному отделу?
Руководителю / Собственнику:
Прозрачность процессов — видите, где “узкие места”.
Контроль сроков — система напоминает о дедлайнах.
Стандартизация работы — все сотрудники работают по одним правилам.
Мобильность — управляйте отделом с телефона, даже в отпуске.
Руководителю тендерного отдела:
Контроль работы команды — видите, кто чем занят.
Автоматический расчет KPI — больше не нужно считать вручную.
Аналитика в одном окне — понимаете, какие тендеры приносят прибыль, а какие — убытки.
Тендерному специалисту:
Распределение времени — система помогает расставить приоритеты.
Быстрый доступ к информации — все документы, переписки, КП — в одном месте.
Чек-листы — минимум ошибок, максимум побед.
Исполнителю проекта:
История прошлых проектов — не нужно “изобретать велосипед”.
Фиксация взаимодействия с поставщиками — меньше споров, больше доверия.
Наглядные результаты — видите, какой вклад вносите в общий успех.
Прозрачность процессов — видите, где “узкие места”.
Контроль сроков — система напоминает о дедлайнах.
Стандартизация работы — все сотрудники работают по одним правилам.
Мобильность — управляйте отделом с телефона, даже в отпуске.
Руководителю тендерного отдела:
Контроль работы команды — видите, кто чем занят.
Автоматический расчет KPI — больше не нужно считать вручную.
Аналитика в одном окне — понимаете, какие тендеры приносят прибыль, а какие — убытки.
Тендерному специалисту:
Распределение времени — система помогает расставить приоритеты.
Быстрый доступ к информации — все документы, переписки, КП — в одном месте.
Чек-листы — минимум ошибок, максимум побед.
Исполнителю проекта:
История прошлых проектов — не нужно “изобретать велосипед”.
Фиксация взаимодействия с поставщиками — меньше споров, больше доверия.
Наглядные результаты — видите, какой вклад вносите в общий успех.
Как работает CRM для тендеров? (На примере наших настроек на базе Битрикс24)
Работа до тендера:
Участие в торгах:
Система автоматически создает задачи и напоминания на каждой важной стадии. Например, напомнит о сроке окончания подачи заявок или об аукционе за час до него.
Исполнение контракта:
Автоматически создается проект → вы ставите задачи → отслеживаете прогресс через диаграмму Ганта → вносите корректировки своевременно.
Работа с поставщиками:
Внутренние тендеры → история взаимодействия → объективная оценка → лучшая цена.
Создаете сделку → заполняете карточку → ведете переговоры → история хранится в системе.
Участие в торгах:
Система автоматически создает задачи и напоминания на каждой важной стадии. Например, напомнит о сроке окончания подачи заявок или об аукционе за час до него.
Исполнение контракта:
Автоматически создается проект → вы ставите задачи → отслеживаете прогресс через диаграмму Ганта → вносите корректировки своевременно.
Работа с поставщиками:
Внутренние тендеры → история взаимодействия → объективная оценка → лучшая цена.
💡 Реальный кейс:
“Компания из сферы строительства работала в Excel. При 15+ тендерах в месяц — постоянные срывы сроков, ошибки в документах. Внедрили CRM — за 3 месяца сократили количество ошибок на 70%, увеличили конверсию побед на 40%.
“Компания из сферы строительства работала в Excel. При 15+ тендерах в месяц — постоянные срывы сроков, ошибки в документах. Внедрили CRM — за 3 месяца сократили количество ошибок на 70%, увеличили конверсию побед на 40%.
Как начать автоматизацию тендерного отдела?
1. Выберите CRM — на мой взгляд лучше всего подойдет Битрикс24
2. Настройте воронку продаж - важно сделать ее информативной.
3. Загрузите шаблоны документов — регламенты, чек-листы, KPI.
4. Обучите команду — даже 1 час в неделю на освоение системы даст результат.
2. Настройте воронку продаж - важно сделать ее информативной.
3. Загрузите шаблоны документов — регламенты, чек-листы, KPI.
4. Обучите команду — даже 1 час в неделю на освоение системы даст результат.
Совет: Не пытайтесь сделать всё идеально с первого дня. Начните с одного процесса — например, контроля сроков. Потом добавьте KPI. Потом — отчетность.
Где научиться управлять тендерным отделом и внедрить CRM?
Если вы хотите не просто “установить CRM”, а построить систему управления тендерным отделом — приглашаем вас на курс “Эффективный тендерный отдел: построение, управление, контроль”.
Что вы получите:
- Готовые шаблоны регламентов, KPI, отчетов.
- Пошаговый план внедрения CRM c видеоинструкциями по настройке на базе Битрикс24
- Методику оценки эффективности отдела.
- 15 практических уроков, включая найм и адаптацию сотрудников
Что вы получите:
- Готовые шаблоны регламентов, KPI, отчетов.
- Пошаговый план внедрения CRM c видеоинструкциями по настройке на базе Битрикс24
- Методику оценки эффективности отдела.
- 15 практических уроков, включая найм и адаптацию сотрудников
Самые актуальные новости о госзакупках бесплатно в ТГ-канале
Присоединяйтесь к чату предпринимателей и тендерных специалистов
Контакты:
Звонки + 7 939 555 20 64
Whatsapp +7 912 275 55 15
tender.academy@mail.ru
tender@a-business.academy
Телеграм t.me/BusinessAcademyTender_bot