Как снизить риски
в закупках

Как снизить риски в закупках и не разбираться с последствиями в авральном режиме: классификация рисков для 44-ФЗ, 223-ФЗ и коммерческих закупок плюс пять рабочих инструментов для заказчиков.

Ольга Румянцева

Эксперт-практик по закупкам с опытом 10+ лет.
8 лет управления закупочной функцией на крупном промышленном предприятии

Теоретически тема управления рисками в закупках известна всем, однако систематическая её реализация осуществляется нечасто. В большинстве компаний управление рисками сводится к реагированию: срыв поставки — поиск замены, предписание ФАС — разбор ситуации, резкий рост цены — согласование допфинансирования.
Такое поведение, к сожалению, не является управлением рисками и называется управлением последствиями. И разница тут исчисляется деньгами, временем и нервами.

Классификация рисков

В закупочной деятельности все риски делаться на четыре группы.

1. Процедурные риски. Нарушение требований при проведении закупочных процедур: ненадлежащее описание объекта закупки, некорректная методика оценки заявок, нарушение сроков публикации документации, неправомерное отклонение участника. Последствия наступления такого риска – жалобы в ФАС, предписания, признания торгов недействительными, административные штрафы.

Сравнение процедурных рисков в закупках по 44-ФЗ, 223-ФЗ и в коммерческих закупках
44-ФЗ	223-ФЗ	Коммерческие закупки
Для государственных заказчиков это самая видимая группа рисков, так как контрольная среда наиболее плотная.	Для корпоративных заказчиков данная группа рисков затрагивает нарушения норм, определённых Положением о закупках.	Для коммерческих заказчиков данная группа рисков затрагивает нарушение внутренних регламентов с последствиями в виде споров с участниками.

2. Операционные риски.

Это риски, которые реализуются уже после завершения закупочной процедуры – это та зона, ответственность за которую закупщики часто не считают своей проблемой: срыв поставки, несоответствие поставленного товара требованиям контракта, нарушение сроков выполнения работ, выход из строя поставщика в ходе исполнения обязательств. Большинство операционных инцидентов имеют корни в решениях, приняты на этапе выбора поставщика.

3. Финансовые риски.

Факт переплаты относительно рынка, финансовые потери от неисполнения контракта, дополнительные расходы при вынужденной срочной замене поставщика, кассовые разрывы при несвоевременной оплате. В рамках 44-ФЗ по статье 18 закона, добавляется риск признания закупки необоснованной по результатам аудита.

4. Риски концентрации и зависимости.

Высокая доля одного поставщика в общем объеме закупок по категории, технологическая зависимость от конкретного решения или производителя, накопленная зависимость при отсутствии квалифицированных альтернатив. Самый тихий тип рисков, может не проявляться годами, но если реализуется, то внезапно и с большими последствиями.

Оставьте заявку на курс "Менеджер по закупкам" прямо сейчас и освойте навыки, необходимые профессионалам в сфере закупок и снабжения.

Освойте системный подход к управлению закупками: от выстраивания партнерских отношений с поставщиками до формирования стратегии отдела и усиления лидерских позиций.

Подробнее о курсе

Работает только комплекс инструментов

Система госзакупок имеет встроенный механизм снижения отдельных рисков. Главная проблема заключается в том, что регуляторные механизмы защищают только от части рисков и только при условии корректно составленной документации. Они не могут защитить от рисков концентрации, не могут компенсировать некачественный выбор поставщика и не предотвращают от процедурных нарушений, допущенных по незнанию.

Сравнение механизмов снижения рисков в закупках по 44-ФЗ, 223-ФЗ и в коммерческих закупках
44-ФЗ	223-ФЗ	Коммерческие закупки
Обеспечение исполнения контракта обязательно для конкурсов, аукционов, запросов котировок при определённых условиях. Размер — до 30 % НМЦК; при антидемпинге — 1,5-кратный размер или подтверждение добросовестности (ст. 37).	Требования к обеспечению определяются положением о закупке. Заказчик сам устанавливает, в каких случаях и в каком размере оно требуется. Гибкость выше, но и ответственность за адекватность решения тоже.	Инструменты снижения рисков выбираются свободно: независимые гарантии, авансовые платежи с поэтапным закрытием, страхование рисков. Всё определяется переговорной позицией и здравым смыслом.

Системный подход

1 инструмент. Карта рисков по категориям. Формировать ее необходимо по каждой стратегической категории с оценкой: уровня конкуренции на рынке, степени зависимости организации от этой категории, финансового состояния ключевых поставщиков, наличия квалифицированных альтернатив, регуляторных изменений, влияющих на категорию. Обновление карты рисков необходимо производить минимум один раз в квартал.

2 инструмент. Мониторинг поставщиков в реальном времени. Системная ошибка тут заключается в том, что заказчик проверяет поставщика один раз – перед заключением контракта. Мониторинг ключевых поставщиков включает регулярную проверку через открытые источники. Это занимает 30 минут раз в квартал по каждому стратегическому контрагенту – и позволяет увидеть сигналы нестабильности заблаговременно.

3 инструмент. Квалификация резервных поставщиков в спокойное время. Главная ошибка заказчика – искать альтернативного поставщика уже в период наступившего кризиса. Применение этого инструмента позволит иметь резервного поставщика, квалифицировать его и проверить в период обычного рабочего режима. По 44-ФЗ – этот инструмент реализуется через конкурентные процедуры: даже если текущий поставщик побеждает снова, сам факт его участия в конкурентной процедуре с реальными альтернативами меняет переговорные позиции. По 223-ФЗ и в коммерческих закупках можно использовать предквалификацию, рамочные соглашения с несколькими поставщиками, распределение объемов.

4 инструмент. Качество технического задания – это первая линия защиты. Одна из главных проблем операционных рисков лежит в некачественно проработанном техническом задании. Размытые характеристики предоставляют поставщику пространство для маневра. Конкретные, измеримые требования с четкими критериями приемки – первый и самый действенный инструмент снижения риска несоответствия результата ожиданиям.
Данный инструмент так же может выступать в качестве защиты и от процедурных рисков: корректное описание предмета закупки – меньше оснований для жалоб на ограничение конкуренции и меньше поводов для предписаний со стороны контрольных органов.

5 инструмент. Документирование и претензионная работа. Данный инструмент не только предотвращает, но и минимизирует последствия в проблемных ситуациях. Систематическое документирование хода исполнения контракта – формирование промежуточных актов, переписка по нарушениям, уведомления – все эти шаги создают доказательную базу для претензионной работы. 44-ФЗ прямо предусматривает участие контрактной службы в претензионно-исковой работе (ст. 38). На практике эта функция часто недооценивается или делегируется юридическому отделу без должного закупочного контекста. Эффективная претензионная работа - это совместная задача закупщиков и юристов.

Система управления рисками не требует наличия отдельного подразделения или сложных систем. Основное требование системы управления рисками заключается в дисциплине: регулярном обновлении карты рисков, систематическом мониторинге поставщиков, заблаговременной квалификации альтернатив.
Формирование системы управления рисками требует наличие методологии, а также понимания того, какие риски в закупках возникают, развиваются и чем обходятся организации.

Получить бесплатный демо-доступ к курсу

Перейти на страницу курса "Менеджер по закупкам"

Вернуться на главнуюи изучить другие полезные материалы