Роль руководителя отдела закупок в компании

Разбираем, почему роль руководителя отдела закупок — это не просто контроль процедур, а семь ключевых зон ответственности: от построения системы и управления портфелем до работы с рисками и контрольными органами.

Ольга Румянцева

Эксперт-практик по закупкам с опытом 10+ лет.
8 лет управления закупочной функцией на крупном промышленном предприятии

Основная функция руководителя отдела закупок в организациях заключается, как правило, в контроле правильности проведения процедур. Реальный же масштаб роли этого сотрудника значительно шире. И от того, насколько явно масштабирована должность руководителя отдела закупок, напрямую зависит уровень ценности закупочной функции для данной организации.

Для того чтобы оценить уровень ценности закупочной деятельности для компании, следует провести структурированный разбор роли самого руководителя отдела закупок.

Структура разбора состоит из норм законодательства, уровня управления и реальных ситуаций, с которыми сталкивается каждый руководитель отдела закупочной деятельности в организациях разного типа.

Законодательное регулирование

В соответствии со ст. 38 44-ФЗ определено пороговое значение для совокупного годового объёма закупок — более 100 млн рублей, которое даёт право для создания контрактной службы. В случае меньших объёмов закупок назначается контрактный управляющий. В данном случае за руководителем закрепляется персональная ответственность за соблюдение требований законодательства о контрактной системе.

В соответствии с ч. 4 ст. 38 44-ФЗ, контрактная служба разрабатывает план-график, готовит извещения и документацию, обеспечивает заключение контрактов, участвует в рассмотрении дел об обжаловании, ведёт претензионно-исковую работу.

Сотрудники контрактной службы должны иметь профессиональное образование в сфере закупок. Базовым принципом, закреплённым нормами законодательства, является профессионализм (ст. 9 44-ФЗ): деятельность должна вестись на профессиональной основе с привлечением квалифицированных специалистов. Персональная ответственность, закреплённая законодательством, заключается в результативности обеспечения нужд организации и эффективности осуществления закупок.

Таким образом, законодательство задаёт минимум, реальная задача руководителя значительно шире.

Сравнение роли руководителя закупочного подразделения по 44-ФЗ, 223-ФЗ и в коммерческих закупках
44-ФЗ	223-ФЗ	Коммерческие закупки
Руководитель контрактной службы несёт персональную ответственность по ст. 12 44-ФЗ. Объём закупок более 100 млн руб. — контрактная служба обязательна; менее 100 млн руб. — контрактный управляющий.	Структура закупочного подразделения определяется самим заказчиком через положение о закупках. Нет привязки к требованиям о численности, но принцип профессионализма является универсальным.	Законодательных требований к структуре нет. Роль руководителя формируется исходя из потребностей бизнеса и масштаба закупочной деятельности.

Оставьте заявку на курс "Менеджер по закупкам" прямо сейчас и освойте навыки, необходимые профессионалам в сфере закупок и снабжения.

Освойте системный подход к управлению закупками: от выстраивания партнерских отношений с поставщиками до формирования стратегии отдела и усиления лидерских позиций.

Подробнее о курсе

Стратегическое измерение

Руководителя отдела закупок отличает от старшего или ведущего специалиста горизонт планирования и то, на какие вопросы он отвечает. Задачи руководителя: определить, какие закупки необходимы, в какой очерёдности их осуществлять, как выстроена база поставщиков, каковы риски по ключевым категориям, какие изменения происходят в регулировании и как они отражаются на закупочной функции компании.

Именно в решении этих задач набор компетенций руководителя состоит из: категорийного мышления, навыков анализа рынка, умения управлять рисками, способности выстраивать систему показателей, вести диалог с руководством организации на языке финансовых результатов, а не процедурной корректности.

Семь ключевых зон ответственности руководителя

Первая зона. Построение системы закупочного процесса.

Разработка и поддержание в актуальном состоянии внутренней нормативной базы: регламенты взаимодействия, стандартизация форм, порядков согласований.

Вторая зона. Планирование и управление закупочным портфелем.

Построение связи между планом закупок и бюджетным циклом организации, определение уровня приоритизации закупок по уровню влияния на деятельность компании, управление горизонтом планирования таким образом, чтобы минимизировать число срочных закупок. Задача руководителя — вывести эти документы на уровень реального инструмента управления закупочной деятельностью.

Сравнение требований к планированию закупок по 44-ФЗ, 223-ФЗ и в коммерческих закупках
44-ФЗ	223-ФЗ	Коммерческие закупки
План-график формируется на срок бюджета (ст. 16), изменения вносятся не позднее чем за один день до публикации извещения (ч. 9 ст. 16).	План закупок размещается на срок не менее года, а для определённых заказчиков раздел по МСП — на три года (ч. 3.1 ст. 4 223-ФЗ).	Законодательных требований нет. Планирование и управление закупочным портфелем формируются исходя из потребностей бизнеса.

Третья зона. Управление базой поставщиков.

Данная зона руководителя отдела закупок заключается в поддержании конкурентной среды по ключевым категориям, определении квалификации резервных поставщиков, мониторинге состояния критически важных контрагентов. Управленческий риск, который проявляется неожиданно и дорого обходится, может заключаться в повышенной концентрации объёма закупок у одного поставщика.

Четвёртая зона. Управление рисками закупочной деятельности.

Данная зона заключается в идентификации, приоритизации, а также разработке мер снижения рисков: процедурных (нарушение норм), операционных (срыв поставки), финансовых (переплата, неисполнение контракта), репутационных (жалобы, проверки). И главное — в регулярном мониторинге всех групп рисков.

Пятая зона. Кадровое обеспечение и развитие команды.

Подбор и удержание специалистов, обеспечение их профессионального развития, в том числе в части актуальных изменений законодательства. Изменения в закупочное законодательство вносятся регулярно, и правильность применения этих изменений зависит от своевременной осведомлённости команды.

Шестая зона. Внутреннее взаимодействие.

Ещё одним инструментом влияния на управленческие решения организации является навык руководителя подразделения в переводе закупочных результатов на язык финансовых показателей: реальная экономия, предотвращённые риски, надёжность цепочки поставок.

Седьмая зона. Обеспечение соответствия требованиям и взаимодействие с контрольными органами.

Данная функция является проактивной, так как большинство нарушений, фиксируемых контрольными органами, возникают в результате того, что внутренние процессы не были своевременно приведены в соответствие с обновившимися требованиями. Седьмая зона состоит в актуализации внутренних регламентов при изменении нормативной базы, подготовке к проверкам, работе с жалобами.

Типичные разрывы и потеря ценности

● Руководитель глубоко погружён в операционку. Сам согласовывает документацию, сам разбирает жалобы, сам объясняет инициаторам требования закона. На стратегические задачи — управление категориями, анализ рынков, развитие команды — времени нет.

● Отсутствие связи с бюджетом. Формальное планирование закупок, реальные потребности возникают в середине года внезапно и превращают закупочную деятельность в режим «срочно».

● Отсутствие системы показателей. Нет чёткого понимания реального размера сэкономленных средств относительно рыночного уровня, процента контрактов, исполненных без претензий, уровня концентрации у ключевых поставщиков.

● Закупки приравнены к «бэк-офису». Позднее вовлечение закупочного подразделения в процесс, отсутствие закупщиков в процессе принятия решений.

Разрывы возникают в результате того, что руководитель отдела закупок освоил профессию через практику конкретных процедур, а системный взгляд на роль не был сформирован отдельно и целенаправленно.

Получить бесплатный демо-доступ к курсу Менеджер по закупкам

Перейти на страницу курса "Менеджер по закупкам"

Вернуться на главнуюи изучить другие полезные материалы