Почему закупщик продолжает ошибаться

Профессия закупщика, от которой требуют безошибочности, в реальности устроена так, чтобы ошибки воспроизводились снова и снова. Закупщик ошибся, не досмотрел, не перепроверил, неправильно оценил поставщика, слишком поздно вышел на рынок, сорвал срок, выбрал не того. Закупщик продолжает ошибаться потому, что сама система закупок в большинстве российских компаний и учреждений до сих пор построена на противоречии.

Ольга Румянцева

Эксперт-практик по закупкам с опытом 10+ лет.
8 лет управления закупочной функцией на крупном промышленном предприятии

Как правило от закупщика ждут экономии, скорости, юридической чистоты, бесперебойного снабжения, идеального документооборота и лояльности к внутреннему заказчику. То есть в одну профессию вшито умение быть переговорщиком, аналитиком, снабженцем, юристом, кризис-менеджером и человеком, который «просто быстро все оформит». После этого любая ошибка объявляется личной виной сотрудника. Хотя в большинстве случаев это не ошибка человека, а сбой функционирования системы.

Ошибка начинается там, где закупки считают «технической функцией»

Главная проблема в том, что закупки все еще часто воспринимают как обслуживающий процесс, а не как систему принятия решений. Пока все идет нормально, про закупщика вспоминают редко. Но как только возникает дефицит, претензия, срыв поставки или рост цены, именно он становится главным виноватым.
Это старый управленческий рефлекс, подмена цели: вместо управления риском и стоимостью жизненного цикла закупка сводится к борьбе за минимальную цену. В такой модели ошибка неизбежна. Потому что низкая цена на входе очень часто означает дорогую проблему на выходе.

Плохой поставщик, неустойчивая логистика, несоответствие характеристик, доработки, срыв сроков, повторная закупка – это факторы, которые съедают ту самую экономию, за которую закупщика вчера хвалили.

Оставьте заявку на курс "Менеджер по закупкам" прямо сейчас и освойте навыки, необходимые профессионалам в сфере закупок и снабжения.

Освойте системный подход к управлению закупками: от выстраивания партнерских отношений с поставщиками до формирования стратегии отдела и усиления лидерских позиций.

Подробнее о курсе

От закупщика хотят результата, но не дают полномочий

Почти в любой организации можно увидеть один и тот же перекос: ответственность у закупщика есть, а полномочий нет. Он отвечает за выбор поставщика, но не формирует внятную потребность. Он должен обеспечить срок, но не влияет на качество технического задания. Он обязан снизить цену, но не может изменить внутренние сроки согласования. Он должен предусмотреть риск, но к обсуждению этого риска его подключают в последний момент.

В такой схеме ошибки не исключение, а норма. Потому что закупщик работает не в начале процесса, где принимаются ключевые решения, а там, где уже нельзя повлиять ни на спецификацию, ни на бюджет, ни на сроки. Ему передают проблему и называют ее закупкой.

Именно поэтому так часто рядом со словом «закупщик» ищут «обязанности закупщика», «функции закупщика», «что делает закупщик», «навыки закупщика». Рынок по-прежнему не договорился, кто это вообще: оператор, снабженец, тендерный специалист или полноценный управляющий закупочным процессом.

Ошибается не закупщик. Ошибается перегруженная роль

В реальности один человек нередко совмещает сразу несколько функций. Он и менеджер закупщик, и переговорщик, и контролер документов, и координатор внутренних служб. В отдельных компаниях — еще и человек, который вручную исправляет чужие недоработки.

Особенно заметно это в регламентированных закупках. «Закупщик по 44-ФЗ», «закупщик 223-ФЗ», «руководитель отдела государственных закупок» - это уже давно не просто названия ролей, а зоны повышенного риска. Потому что там ошибка редко бывает одной. Неверная формулировка, неточная характеристика, пропущенное требование, слабая проверка заявки, неучтенный национальный режим – это все приводит к возникновению процедурного провала. В законодательстве о закупках сама система изначально строится вокруг прозрачности, результативности, предотвращения злоупотреблений и соблюдения формальных требований, а значит цена даже небольшой ошибки кратно выше, чем в обычной коммерческой закупке.

Опыт больше не спасает

Еще один миф состоит в том, что хороший закупщик «и так все знает». Современный закупщик должен понимать не только процедуру, но и экономику сделки, рынок поставщиков, логику склада, специфику логистики, риски исполнения, требования комплаенса и цифровые инструменты анализа. Но в реальности закупщика часто учат только одному: не допускать формальных нарушений. В результате специалист умеет проводить закупку, но не всегда умеет управлять ею.

Разрыв между закупками и снабжением стоит дорого

Еще одна системная причина ошибок - искусственное разделение закупок и снабжения. Пока одни отвечают за цену, а другие - за наличие товара, конфликт будет повторяться. Закупка экономит, снабжение потом экстренно закрывает дефицит. Закупщик выбирает по процедуре, операционный блок разгребает последствия. В этом моменте компания теряет деньги.

Руководитель отдела закупок тоже часть проблемы

Компании любят лечить сбои назначением еще одного контролера. Кажется, что, если поставить сверху профессионального руководителя, ошибки исчезнут. Но на практике руководитель отдела закупок очень часто воспроизводит ту же логику, что и система: давит на цену, ускоряет сроки, усиливает ручной контроль и требует исключить ошибки. К сожалению, это не управление, а администрирование страха.
Руководитель отдела закупок нужен не для того, чтобы ловить виноватых. Его задача - построить процесс, в котором ошибка становится видимой раньше, чем превращается в убыток для компании. Создание чек-листов, типовых сценариев, матриц согласований, базы квалификации поставщиков, раннее подключение закупок к потребности, понятные коэффициенты оценки результатов работы отдела - все это быстрее снижает риск, чем жесткий контроль. Но именно этого в большинстве компаний как раз и нет.

Закупщик продолжает ошибаться, потому что рынок недооценил сложность профессии

Сегодня закупщик - это уже не «человек, который проводит торги». Это узел, через который проходит стоимость, риск, срок, качество и репутация компании. Но отношение к профессии осталось прежним: функцию недооценивают, обучение экономят, процессы не собирают в систему, а в результате - ошибки повторяются.
Закупщик продолжает ошибаться потому, что от него требуют невозможного - и одновременно лишают инструментов, которые делают эту работу управляемой.
Пока закупки в компаниях будут считаться вторичной функцией, ошибки будут объяснять невнимательностью конкретного сотрудника. Когда компании признают, что закупка - это не оформление, а управленческая технология, изменится и качество решений, и качество поставщиков, и цена самих ошибок.